Caso en Estudio
1. Cuál era el problema del sistema de computo existente (ALCS) y por que la SBA decidió cambiarlo?
El problema era que el sistema era obsoleto, engorroso, poco confiable y no cumplía los requerimientos actuales de seguridad de TI. En realidad ALCS no era un sistema de control de préstamos que manejara todos los detalles de un préstamo, sino solo un sistema de seguimiento que se enlazaba con el mainframe de la ODA, el cual operaba un programa que consolidaba y distribuía los préstamos.
Durante el proceso se perdían archivos, se duplicaban solicitudes, se realizaban cálculos erróneos y esto ocasionaba retrasos mayores. Antes de rediseñar sus procesos de negocio, la agencia requería 200 personas tan solo para controlar los archivos, y más de 3000 empleados de oficina para alimentar el monstruo de papel.
La SBA decidió cambiarlo para conformar un solo punto de contacto y base de operaciones para el el soporte de TI.
2. Cual fue el propósito de reorganizar la ODA y centralizar la TI en una sola oficina, y de centralizar otras funciones como el centro de atención telefónica en una oficina?
Se consolido los cuatros centros en uno solo, el cual conformo un solo punto de contacto y con ello se creó la base de operaciones para el soporte de TI. Esto dio libertad a las antiguas oficinas para realizar otras tareas de la SBA.
La agencia creó un centro de atención telefónica en la anterior oficina localizada en Buffalo, Nueva York. Y así todas las llamadas pasan por un solo lugar en vez de distribuirse de acuerdo con el lugar geográfico.
3. De que otras formas podría utilizar la agencia los sistemas de información para mejorar el proceso de solicitud, aprobación y administración de préstamos?
Reduciendo los costos con implementación de aplicaciones de autoservicio. En lugar de que las víctimas de un desastre vayan a un centro a llenar formularios en papel, podrán conectarse a Internet y realizar una solicitud en línea. Esto eliminaría la necesidad de ingresas datos desde una aplicación basada en papel.
También la herramienta de administración de personal que puede dar seguimiento a más de 5 mil trabajadores de emergencia que se pueden incorporar en una crisis, debido a que en el pasado era imposible llevar un registro de sus horas y se utilizaban comprobantes de papel.
Mis en Acción
1. Con ayuda de cualquier herramienta grafica disponible, diagrame tanto el proceso de negocios nuevo como el obsoleto para las solicitudes de préstamos de la SBA. Trate de identificar los puntos y personas clave en la toma de decisiones, el tiempo que invierten en su parte del proceso y el costo de su mano de obra. Cuando termine, calcule el tiempo que se requiere para tomar una decisión sobre un préstamo, las personas implicadas y el costo de la mano de obra involucrada. Compare el proceso nuevo con el anterior en términos de tiempo y los recursos requeridos para procesar una solicitud de préstamo.
Inicialmente el proceso no era muy adecuado, ya que se enviaban solicitudes por correo a las víctimas, habían oficinas temporales, y los informes se preparaban a mano.
Luego se creó la central telefónica y las llamadas pasan por un solo lugar en vez de distribuirse de acuerdo con el lugar geográfico, una oficina se convirtió en centro de procesamiento y desembolso, y también se automatizaron el proceso de préstamos.
2. Vaya al sitio de SuperSolutions e identifique las características del software Daylight Leading Suite de la empresa que utilizo SBA. De que manera se ilustraron estas características en el caso de la SBA? Que otras características debería considerar utilizar el SBA?
Características del software Daylight Lending Suite
ü Automatizar el proceso de préstamos
ü Se ejecuta utilizando una base de datos Oracle9i ya que los datos que se ingresan son procesados más fácil y rápidamente permitiéndole agilizar su trabajo.
ü Permite introducir la información desde cualquier sitio con una conexión de Wi-Fi y así poder sincronizar los datos con la base Oracle9i
En el caso de la SBA estas características se presentan de forma muy similar ya que se usan para agilizar sus servicios, por lo tanto no considero preciso recomendar que cambien de software ya que las funciones que realizan son muy similares con lo cual los objetivos se pueden realizar de la misma manera.
3. En el sitio web de SuperSolutions, identifique en caso de éxito y describa como es que la empresa que uso el software Daylight Leading Suite rediseño sus procesos de negocios para beneficiarse de la nueva tecnología?
Se empleó el software DayLight Lending Suite en la empresa para rediseñar sus procesos con el propósito de agilizarlos. Esto debido a que utilizaban mucho tiempo para recopilar los datos necesarios de los clientes, razón por la cual implementaron el software y otras aplicaciones como los tablets PCs Protegé M200 de Toshiba y otras aplicaciones de Java, de esta manera, pueden recopilar más fácilmente la información bancaria y así procesar los préstamos bancarios que necesitan los clientes, sin necesidad de gastar mucho tiempo innecesario ya que es requerido para llenar papeles y resulta ser ineficiente.
Mientras con la utilización del software, se tarda menos tiempo en introducir la información y lo pueden hacer de manera inalámbrica, sin perder eficacia y la calidad del servicio.
